【メール作成のコツ】「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」

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こんにちはネルです!

今回は、「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という本より、「メール作成スピードを上げる方法」についてまとめていきます!

次のような方におすすめの記事です
  • 仕事でいつもメールに追われてしまっている
  • 相手からのメール返信が遅くてイライラしてしまう
  • 効率的に仕事をこなしていきたい

 

それでは、順番にポイントをまとめていきます!

 

返信期限を少しでも過ぎたら、すぐにメールを送り直す

打ち合わせの日程調整など「返信期限付きのメール」を送ったにもかかわらず、それに対する返信が遅いと焦ってしまいますよね。

こうした相手に対して取るべき対処法は、「期限には厳粛な態度で臨む」という姿勢を見せることです。

 

遅れた期限には厳粛な態度で臨む人だという姿勢を見せる

たとえば、「明日の13時までに返信をいただけますでしょうか。」というメールを送った場合について考えてみます。

このとき、もしも13時を過ぎても相手からの返信がなかった場合、その期限の1時間以内には「催促メール」を送ることが重要だといいます!

 

予め設定した期限には「厳粛な態度で守る人」という印象を相手にもたせることで、次のやり取りの際に返信が早くなるのと同時に、「この人は仕事にスピード感のある人だ」という好印象を持ってもらえる可能性も高まります。

ヒヨコ
相手のことを変に気遣ってメールの催促をしないと、結果的にどちらも損をするということですね!

 

再送メールは「逃げ道」を作ってあげる

ただし、相手へのメール催促にはもちろん、文面に気を使う必要があります。

「前回もお伝えしたのですが・・・」と送ると、相手を責めているようで、メールを受け取った側も決して気持ちの良いものではないですよね。

こういった場合、

  • 「先日、○○○○に関するメールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか? 心配になりましたので、再送いたします」
  •  「最近、メールがうまく送れないことがあるので、念のため再送いたします」

という言い方が効果的です。

あくまで相手を責めない姿勢を取ることで、相手は返信をしやすくなります。

こういった配慮も、メールのやり取りを早めるために大切だということですね!

 

メールには20%増しで感情を表現する

次に、メールの返信の際に役立つテクニックをご紹介します。

たとえば、相手から、

「納品スケジュールについてですが、悪天候などに見舞われた場合を想定すると不安があります。2~3日の猶予を持つことは可能でしょうか?」

というメールが届いたとします。

 

それに対して、

  1. 「承知しました。再調整いたします。」
  2. 「ご指摘いただいた納品スケジュールについては、私も○○さんが懸念されているように少し心配です。関係者と再調整して、明後日までにはご連絡いたします」

1と2でどちらが好印象でしょうか。

 

大切なのは、”相手の感情を受け取る”こと

前者は「あなたがそう言うなら従います」と受け取れる。一方、後者は「私も心配です」と、相手の感情(不安)を受け止めています。この例からもわかるように、補うのは「私もそう思う」「あなたの気持ちがわかる」というメッセージです。

(本文引用)

メールをスピーディーにすることも大切ですが、文面にはしっかりと自分の感情を織り交ぜることもやはり大切ですよね!

淡白なメールを送りがちな人は、「感情を20%増しにする」というルールを意識してみてください!

 

メールをチェックする時間は予め決めておく

最後に、ビジネス書ではよくおすすめされている方法ですが、メールに関してとても重要なことをお伝えします。

それは、「メールをチェックする時間は前もって決め、それ以外の時間にはメールを開かない」というルールです。

 

メール通知に気を取られてしまうことは絶対に避ける

スマートフォンが普及した現代では特に、メールの通知音やバイブレーションによって、仕事の合間に何度も意識がそれてしまうことは多いのではないでしょうか。

さらに毎回メールが来るたびにチェックしても、返信は結局後回し・・・。ということになっている人がほとんどだと思います。

 

それだったら、「朝・昼・晩」の3回だけメールをチェックすると決めておき、メールを確認次第その場ですぐに返信する、という方法を取るほうがとてもスムーズな仕事の進め方だと言えます。

ぜひ、「ダラダラとメールチェックしてしまい、時間が無為に過ぎていく・・・」ということだけは避けるよう、”ルールづくり”をしてみてください!

ヒヨコ
自分の場合、「何かの作業を始めるときはiPhoneの通知をオフにしておく」ということを徹底するようになってから、集中力がぐっと増しました!

 

まとめ

今回は、『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』より、「メール作成のコツ」をまとめていきました!

一日に何件もやり取りするメール。

たった少しの改善でも、塵も積もれば山となるという言葉どおり、仕事全体の効率化に大きくつながると思います。

 

何か一つからで良いので、ぜひ実践してみてください!

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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20代の社会人です!読書、映画鑑賞、車、バイク、数学、IT、旅行情報など興味のある様々なことを発信していきたいと思います!ブログについて全くの初心者ですが、コツコツと良いサイトを作っていきたいです!!よろしくお願いします!