【新入社員に送る】仕事の「メール」で意識すべきこと５選

日々仕事をしていると、

「メールって、意識すべきことが盛りだくさんだな・・・」

と感じる機会が沢山あります。

たかがメール１つでも、「ポイントを抑えているかどうか」で、コミュニケーションのスムーズさが全く変わってきたりします。

そこで今回は、「仕事のメールで意識すべきこと」もっと言うと、「意識しないとまずい！」というポイントを、個人的な経験を踏まえてまとめていきます！

最初にまとめ

結論をタイトルに書く

一番言われることですが、「結論は、メールのタイトルに書く」ということが重要です。

メールの”タイトル”が、

「明日の会議について」というよりも、

「＜お願い＞明日の会議は開始10分前には出席をお願いします」のほうが、

一瞬で何が書いてあるかわかります。

このように、メールのタイトルに結論を書くことを意識すると、コミュニケーションがスムーズになります！

報告か連絡か相談か

これも新入社員はよく指導されることだと思いますが、

メールをする内容が、「報告なの？連絡なの？相談なの？」ということを、最初に明らかにすべきです。

本文で、「昨日の打ち合わせの件ですが、・・・（略）、という状況でして、私はこうしたいと思うのですが良いでしょうか？」よりも、

「昨日の打ち合わせの件で、”相談”があります。・・・（略）という状況ですが、私はこうしてしまってよろしいでしょうか？」のほうが、

明らかに読みやすいですよね。

特に長い文章のときは、読む側に負担がかかります。

それなのに、「文章の最後になって初めて、自分が質問されていることに気づく」というのは、だいぶ大きなストレスです。

少なくとも、「ただの報告なのか？それとも、意見がほしい”相談”なのか」は、最初に明らかにすべきです！

資料の確認なら「具体的な箇所」を示して

先ほどの話に繋がるのですが、「資料の確認なら、具体的な箇所を示す」ということは、めちゃくちゃ大事です。

たとえば、明日のプレゼンに向けて、自分がパワーポイントで資料を作成したとします。

そして、それを上司にチェックしてほしくて、以下のようなメールを送る方が多い印象です。

「（資料を添付して、）明日のプレゼン用に資料を作ったので、ご確認をお願いします。」

これ、何がまずいかわかりますか・・・？

良くない点は、「確認して欲しいって言うけど、、具体的に何を見てほしいの？」ということが、全く書いてないからです。

確認とは、

• スライドのつながりの確認なのか
• ただの誤字脱字チェックなのか
• デザインの確認なのか
• そもそも、全てのスライドをまんべんなくチェックしてほしいのか

など、、。

受け手側は、ただ「確認をお願いします。」と言われると、これが一切わかりません。

よって、メールとしては例えば、以下のように送る方が良いです。

「（資料を添付して、）明日のプレゼン用に資料を作ったので、ご確認をお願いします。特に、”p.12の顧客へのお願い事項”で、抜け漏れがないかを確認いただきたいです。」

とあれば、受け手側は重点的にどこを見ればよいかわかります。

――「お疲れ様です。営業課の土屋です。先日は打ち合わせ、ありがとうございました。次回もよろしくお願いします。資料をお送りいたしますので、ご確認お願いします。何卒よろしくお願いします」――

よくあるメールだが、先ほどの課長とのやり取りのせいか、どうも素直に受け取れない。

「ご確認お願いしますって、何をどう確認すればいいのよ」。思わず、心の叫びが声に出てしまった。

（Kindle位置：40  『世界で一番やさしい 資料作りの教科書』)

返事は必ずする

「返事をする」って、「できていない奴なんてほぼいないだろ！」ってツッコミが聞こえてきそうです。

が、会社で働くと意外とけっこう多いことに気が付きます。

取引先からメールで、「〇〇という状態ですので、ご認識のほどお願いします。」とメールが来たときに、

「状況についてかしこまりました。今後ともよろしくお願い致します。」といった、何らかの返事はすべきです。

もっとシンプルに、「了解です。」だけでも良いので、返事をすることが何よりも重要です。

理由は、「ちゃんとメールが届いて、自分は確認しましたよ。」と、相手に伝えるため。

実際に会社で働いていて知ったのは、ただの連絡メールには返事を一切しない人が一定数いる、ということ。

（個人的には割と衝撃でした、、笑）

「ただの連絡事項でも、返事は必ずする。」ということは心がけておくべきです。

なるべくすぐ返信

あとは、「メールはすぐ返信」ということも、重要です。

仕事をしていると、メールを一旦開封して、「返事はあとでいっか。」と、後回しにしちゃったりするんですよね、、。

それをすると、あとで返事をするときに、もう1回本文を読む羽目になり、完全に二度手間です。

そして手間以上に、すぐに返信をすることで、相手の仕事が滞ることも防ぐことができます。

「まあ、あとでいっか。」という軽い気持ちを抑えて、すぐ返すことを心がけましょう！

重要なのは、手元に〝ボール〟を持たないように、「きたらすぐに打ち返す」という心構えでメールと向き合うことなのです。

（Kindle位置：302　『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』)

まとめ

結局、全ての共通するのは、「相手目線に立ってメールする」ということで、これに尽きると思います。

いつも思うのが、仮に対面で仕事の話をしていて、相手が何か発言をしたときに、「無言・無表情でやり過ごす」なんて人はいませんよね・・・。

仮にいたとしたら、かなり”やばい人”認定されます、、笑

それにも関わらず、メールとなると、ほんとうにそういうことをする人が多発するんです。

メールが送られてきてるのに、何の反応も示さない、、。

明らかに返信不要の内容ならそれでも良いんですが、半分以上のメールは、「ちゃんとこちらに伝わっていますよ。」という反応があったほうが、スムーズなやり取りに繋がるようなものです。

メールやチャットのコミュニケーションこそ、相手目線の行動が重要だと考えさせられることが多かったので、まとめてみました・・・！

おすすめ本

「メールのコツ」として参考になる本です。サクッと読みやすい本なので、「メールがそもそも苦手」という方には、この本をおすすめします。

「専門的な仕事」をしている人向けの本ですが、「メールを相手に伝わりやすくしたい」という方にはこちらの本がかなりおすすめです。「わかりやすい文章とは何か？」について、重要なヒントを豊富にまとめてくださっています。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！