【作業効率は少しの工夫で向上!】「仕事が速い人は見えないところで何をしているのか?」

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こんにちは、ネルです!

今回は、「仕事が速い人は「見えないところ」で何をしているのか?」という本についてまとめていきたいと思います。

この本は、外資系企業で働く著者が仕事を効率的にこなすためにはどういった点を意識すればよいのか、解説している本です。

著者が職場で取り入れている独自のルールやテクニックも載っていて、勉強になる箇所はとても多かったですよ!

 

次のような方におすすめの記事です
  • 「あの人はなぜ自分より仕事を速くこなせるのか?」
  • 「無駄な作業を減らすにはどうしたらいいか?」
  • 「職場の生産性を上げるにはどう工夫すればいいか?」

 

それでは、ポイントをまとめていきます!

 

80点から100点に上げるためには多くの労力が必要

一般に物事を改善する際には、60点から80点にするのと、80点から100点にするのとでは、必要な労力が10倍になると言います!

つまり、ある程度までのレベルなら改善の効果は高いですが、「完璧」を目指すとなると物凄く多くの労力がかかるということですね。

 

学生時代のテスト勉強を考えるとわかりやすいです。少し勉強するだけで60点ぐらいまではすぐに取れるようになりますが、90点、100点を目指すとなると、勉強量がかなり増えますもんね・・・。

 

80点の成果物を量産すべき

「100点を目指していたら莫大な時間がかかる」とうことを意識していると、仕事に対する向き合い方が変わってくると思います。

完璧を求めてダラダラ仕事をするよりも、80点の成果物を量産する意識で仕事に取り組めば、スピード感が格段に変わってくると著者は述べていました!

 

また、そうやってスピード感をもって仕事をしていると結果的に多くの業務をこなすことになりますよね。

すると、そこで得た知識や経験が互いに結びついて、これまで以上により良いものを作ることができるようになります。

「1年前の自分にとって100点だったものが、今では80点ぐらいの成果」という状態にできれば、スピードとともに、質の良いものも作れるようになるというわけなんです!

 

メールの返信は「24時間ルール」を守る

「24時間ルール」とは、自分に届いたメールに対して必ず24時間以内に返信するというルールです!

著者が職場で実際に実践しているルールだそうで、これによって職場全体のスピード感が数段上がったと言います。

 

どんな内容でも、”受け取ってすぐ” に返信する方法

ここで、「メールの内容によっては1日で返せないものもあるから・・・」と思うかもしれません。

しかし、少し方法を変えるだけで、メールは “どんな内容でもすぐに” 返すことができます。

それは、

「メールの件、かしこまりました。上司と相談し、3日以内に返信致します。」

というような文面で返すことです!

こういった「メールの受け取り連絡」だったら、24時間以内に返信することは可能ですよね。

 

メールの送り主も相手にきちんとメールが届いていることを確認できて安心できるうえ、「あの人は返信が早くて仕事ができる人だ」と、感じてくれることも多いです。

 

仕事に限らずプライベートでもすぐに返信すべき

これは職場に限らず、普段の人間関係でも使えるテクニックだと思います。

メールやLINEで連絡をとっても、いつも返信が遅い人っていますよね。

毎回返事が遅いとテンポの悪さが嫌になって、自分の印象を悪くしてしまう恐れがあります。

 

後からでないと返事ができない状況であれば、「今の用事が終わったらまとめて返信するね~」と返すだけでも、相手へのストレスは大きく減らせます。

未読無視・既読無視で放置するのではなく、「何かしらの反応を即座にとる」ということを大切にしたいですね!

 

「パーキンソンの法則」には注意する

「宿題を期限ギリギリに終わらせてしまう」などのような、ギリギリになって行動する人間の心理のことを「パーキンソンの法則」と言います。

 

この法則は、思い当たる節が非常に多いのではないでしょうか。

「1週間以内に終わらせてくれ」と上司に頼まれた仕事を丸々1週間使い切って完成させたものでも、本当は「全力で取り組めば」2日で終わらせられる分量だった、というような事態も「パーキンソンの法則」が悪さをしているのですね。

 

会議でも「パーキンソンの法則」を意識する

筆者は、特に会議の時間についてパーキンソンの法則を意識すべきだと主張していました。

会議の時間って、「30分」「60分」などキリの良い時間設定がされていることが大半ですよね。

しかし、このように「なんとなく決めた」時間設定をしていると、パーキンソンの法則によって時間ギリギリで会議の結論が出ることになります。

 

なんとなく決めた時間であるにも関わらず常に時間ピッタリに結論が出るような話し合いは、よく考えると不自然なうえに、とても無駄なことですよね。

 

“1分単位” で会議の時間を設定すべき

そのため、効率よく話し合いを進めるためには、

議題に対してかかる時間を計算して「1分単位」で会議時間を設定すべきだと著者は主張しています。

「会議の時間は42分です」と言われると、キリの悪さに違和感を覚えるかもしれませんが、仕事の効率を上げるためにはとても大切なことなんです。

 

著者は職場でこの方法を取るようになってから、会議でテンポの良い議論ができるようになったそうですよ!

 

まとめ

今回は、「仕事が速い人は見えないところで何をしているのか?」という本の、重要なポイントをまとめていきました!

心理学などの知識を応用して、仕事の効率化に取り組むことは非常に大切ですよね!

こういった知識を使って、やるべきことをサクサクと終わらせられるようになれば、自分の時間もより多く持てるようになるはずです。

 

仕事の効率を上げるための方法として斬新なものも紹介されていますので、勉強になる箇所は多いと思いますよ!

この本で、仕事のスピードを上げる方法についてぜひ考えてみてください!

 

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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ABOUTこの記事をかいた人

20代の社会人です!読書、映画鑑賞、車、バイク、数学、IT、旅行情報など興味のある様々なことを発信していきたいと思います!ブログについて全くの初心者ですが、コツコツと良いサイトを作っていきたいです!!よろしくお願いします!